Podatek u Źródła (WHT)
Kluczowe obowiązki płatników, ryzyka i praktyczne strategie zarządzania ryzykiem
Podatek u źródła (Withholding Tax, WHT) pozostaje jednym z najbardziej istotnych i jednocześnie skomplikowanych zagadnień w kontekście międzynarodowych rozliczeń podatkowych w Polsce. Mechanizm ten, polegający na przeniesieniu ciężaru poboru zryczałtowanego podatku dochodowego na polskiego płatnika, wymaga od przedsiębiorców najwyższej staranności. W obliczu kontroli Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) oraz podejścia organów podatkowych do kwestii należytej staranności i statusu rzeczywistego właściciela, prewencyjne wdrożenie procedur WHT staje się nieodzownym elementem ładu korporacyjnego.
I. Istota i podstawa opodatkowania podatkiem u źródła
Podatek u źródła jest zryczałtowanym podatkiem dochodowym pobieranym od ściśle określonych kategorii przychodów osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez nierezydentów – podmioty niemające w Polsce siedziby, zarządu ani miejsca zamieszkania.
Najważniejsze kategorie należności podlegających opodatkowaniem Podatkiem u Źródła
Katalog należności objętych opodatkowaniem u źródła jest szeroki i wynika z art. 21 i 22 ustawy o CIT oraz art. 29 i 30a ustawy o PIT:
| Kategoria należności | Krajowa stawka CIT | Typowe preferencje | Uwagi praktyczne |
|---|---|---|---|
| Dywidendy i udziały w zyskach | 19% | 0–15% (często 0% przy Dyrektywie Parent-Subsidiary) | Pay and refund przy podmiotach powiązanych powyżej 2 mln PLN |
| Odsetki | 20% | 0–10% | Pay and refund przy podmiotach powiązanych powyżej 2 mln PLN |
| Należności licencyjne (m.in. utwory, know-how, patenty, znaki towarowe) | 20% | 0–15% (najczęściej 5–10%) | Pay and refund przy podmiotach powiązanych powyżej 2 mln PLN |
| Usługi niematerialne (m.in. doradcze, reklamowe, zarządzania) | 20% | Najczęściej wyłączenie (Art. 7 UPO) | Pay and refund nie ma zastosowania. Kluczowy certyfikat rezydencji |
II. Obowiązki płatnika Podatku u źródła (WHT) w praktyce
Prawidłowe wypełnienie obowiązków płatnika wymaga dotrzymania terminów związanych z poborem, wpłatą i sprawozdawczością.
III. Mechanizm „Pay and Refund" – zarządzanie ryzykiem przekroczenia limitu 2 mln PLN
Od 2022 roku w pełni obowiązuje mechanizm „pay and refund" (pobór i zwrot) dla dochodów pasywnych – dywidend, odsetek i należności licencyjnych – wypłacanych na rzecz podmiotów powiązanych.
Dopiero po pobraniu i wpłaceniu podatku podatnik (lub płatnik, o ile poniósł ekonomiczny ciężar podatku) może złożyć wniosek o jego zwrot.
Warunki uniknięcia stosowania mechanizmu „Pay and Refund"
Polski płatnik może zastosować preferencje UPO/zwolnienia od początku (bez konieczności pobrania i wnioskowania o zwrot), jeżeli spełni jeden z dwóch warunków:
(WH-OSC/WH-OSP)
IV. Należyta staranność i status rzeczywistego właściciela – fundament bezpieczeństwa
Warunkiem zastosowania wszelkich preferencji WHT (obniżona stawka UPO, zwolnienie dyrektywowe, czy też uniknięcie mechanizmu pay and refund) jest spełnienie wymogu należytej staranności oraz weryfikacja statusu rzeczywistego właściciela (beneficial owner).
Wymóg należytej staranności
- Procedury weryfikacyjne: Wdrożenie i udokumentowanie procedur, które pozwalają płatnikowi na rzetelną ocenę, czy zagraniczny kontrahent spełnia warunki do skorzystania z preferencji
- Wymagane dokumenty: Certyfikat rezydencji, oświadczenie beneficial owner, dokumentacja potwierdzająca rzeczywistą działalność gospodarczą (substrat osobowy i majątkowy)
- Krytyczna analiza: Organy podatkowe weryfikują, czy płatnik posiadał dokumenty w dacie wypłaty i czy je krytycznie przeanalizował
- Obowiązkiem uregulowania zaległego WHT wraz z odsetkami
- Dodatkowym zobowiązaniem podatkowym (sankcją) wynoszącym 10% kwoty brutto należności
- W przypadku przekroczenia 15 mln PLN - sankcja może wzrosnąć do 20%
- Odpowiedzialnością karnoskarbową w przypadku złożenia fałszywego oświadczenia
Ryzyka związane z usługami niematerialnymi
Mimo że mechanizm pay and refund nie ma zastosowania do usług niematerialnych, 20% stawka krajowa (wypłata 10 000 zł obliguje do poboru 2 000 zł WHT) jest ryzykiem samym w sobie.
- Pytanie, czy usługa faktycznie podlega pod art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT
- Jeśli tak, posiadanie aktualnego Certyfikatu Rezydencji i oświadczenia beneficial owner uprawnia do zastosowania Art. 7 UPO (Zyski przedsiębiorstw), co w większości przypadków oznacza zwolnienie z opodatkowania w Polsce
V. Rekomendacje praktyczne
Kluczowe działania dla minimalizacji ryzyka WHT:
- Wdrożenie Procedury WHT: Opracowanie i stosowanie wewnętrznej pisemnej procedury należytej staranności, która opisuje role, listę wymaganych dokumentów oraz ścieżkę decyzyjną przy weryfikacji warunków zastosowania preferencji
- Monitorowanie progu 2 mln PLN: Systematyczne monitorowanie skumulowanej wartości wypłat pasywnych na rzecz podmiotów powiązanych – monitoring powinien odbywać się narastająco w skali roku podatkowego
- Audyt ważności opinii: Pilna weryfikacja terminu ważności opinii o stosowaniu preferencji uzyskanych w latach 2021–2022 i rozważenie złożenia nowych wniosków
- Ostrożność przy najmie sprzętu: Dokładna analiza umów najmu, leasingu lub dzierżawy sprzętu (np. serwerów, maszyn, kontenerów) od zagranicznych kontrahentów pod kątem ryzyka zakwalifikowania należności jako licencyjnych
- Pełna dokumentacja: Gromadzenie nie tylko certyfikatów rezydencji, ale również dokumentacji potwierdzającej rzeczywistą działalność kontrahenta w jego kraju (dokumenty rejestrowe, sprawozdania finansowe, informacja o substracie ludzkim i majątkowym)
- Audyt WHT: Przeprowadzenie audytu rozliczeń WHT za lata objęte biegiem terminu przedawnienia (2020–2025) w celu identyfikacji potencjalnych ryzyk
Podsumowanie
Podatek u źródła jest obszarem o wysokim ryzyku podatkowym. Prawidłowe wywiązanie się z obowiązków płatnika wymaga systematycznego, udokumentowanego procesu weryfikacji. Kontrole KAS oraz rygorystyczne podejście do należytej staranności sprawiają, że prewencyjne działania są dziś koniecznością, a nie opcją.
- Płatnik odpowiada całym majątkiem za prawidłowość WHT
- Mechanizm pay and refund wymaga monitorowania progu 2 mln PLN
- Certyfikat rezydencji, należyta staranność i weryfikacja beneficial owner to fundament bezpieczeństwa
- Brak dokumentacji może skutkować sankcją 10-20% kwoty brutto
W celu minimalizacji ryzyka obciążeń sankcyjnych i konsekwencji karnoskarbowych, przeprowadzenie audytu rozliczeń WHT jest zalecane.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie podatku u źródła?
Skontaktuj się z nami, aby uzyskać profesjonalne doradztwo w zakresie WHT, audytu rozliczeń i wdrożenia procedur należytej staranności.
Umów konsultację
